Databasen som er opprettet består av kartlegginger av rom, lokaler, arenaer og hus som brukes i kultursammenheng, både til øvelse, undervisning, produksjon, forestillinger og framvisning. Kartleggingen fanger ikke bare opp de mest sentrale opplysninger om lokalene, men også brukernes egne oppfatninger av lys- og lydforhold, lager, ventilasjon og tilgang. Brukerne har i tillegg mulighet til å forklare hva de er spesielt fornøyde eller misfornøyde med.

Erfaringsmessig er dette innsikt og kunnskap som mange kommuner er interesserte i, siden de gjerne får spørsmål fra ulike aktører om tilgang til lokaler. Kommunene har også et ansvar for å sørge for at det er en likebehandling mellom ulike frivillige aktører når det kommer til anlegg og lokaler. Da trengs det kunnskap om hvem aktørene er, hvilke behov de har, og hva som eventuelt er utfordringene med tilgang og egnethet.

Et annet mål er at vi over tid legger grunnlaget for kunnskap om tilgang og behov for utbedringer, og at opplysningene blir en nyttig kilde i kulturpolitikken for frivillige aktører, politikere og rammesettere. Innsikten bør også for mange være et godt utgangspunkt for å søke tilskudd fra for eksempel Kulturrom (tidl. Musikkutstyrsordningen) og Desentralisert ordning for tilskudd til kulturbygg.

Med komplette kommunekartlegginger kan det genereres rapporter, og det er mulig å gjøre en rekke analyser. Over tid vil det også kunne tas ut regions- og landsdelsoversikter. I piloten som ble gjennomført vinteren 2017 ble Sørum kommune i Akershus kartlagt. Last ned eksempelrapport her. 

Kartleggingsarbeidet kan utføres av kommunen selv, av et lokalt lag/forening, eller som et honorert oppdrag eller et prosjekt i regi av for eksempel musikkråd, frivillighetssentral eller lignende. Det er flere mulige løsninger på dette lokalt – men et samarbeid mellom de frivillige lagene, kulturaktører og kulturadministrasjonen i kommunen er optimalt.

I en mellomstor kommune vil det som regel være tilstrekkelig at 1-2 personer over en periode på 2-4 måneder bistår. Dette kan gjøres heltid eller deltid, avhengig av antall aktører og tilgjengelige ressurser. Erfaring viser at det er mest hensiktsmessig hvis arbeidet gjøres forholdsvis samlet, og ikke spres over for lang tid.

Arbeidet består konkret av følgende:

• Utfylling av skjema

• Befaring av lokalene

• Bildedokumentasjon

• Registrering i databasen

Kartleggingen tar utgangspunkt i tre enkle skjema, for henholdsvis (1) huset der lokalene ligger, (2) rommet som brukes, samt (3) hvem brukerne er og deres erfaringer. Det er også et tilleggsskjema for (4) organisasjonseide hus, hvor man kan registrere behov for oppgraderinger og estimerte kostnader for dette.

Det eneste man trenger for å kartlegge, foruten tid og lyst, er lasermåler og datamaskin.

Kontakt arenakartlegging@kulturalliansen.no for å opprette en brukerkonto i databasen. Vennligst inkluder ditt arbeidssted og din kommune i e-posten.